Besluit  Raad van Bestuur AG

Aanleiding

Fusie van de gemeenten Nazareth en De Pinte.

Harmonisatie van de delegatieregels van de Raad van Bestuur aan het Directiecomité.

Feiten, context en argumentatie

Onderstaand delegatiereglement betreft de vaststelling van het:

• begrip dagelijks bestuur, dat inhoudt dat bevoegdheden gedelegeerd worden van de raad naar het directiecomité
• delegatiereglement van de raad naar het directiecomité voor bevoegdheden die niet exclusief toegewezen zijn aan de raad.
• vrijstelling van het visum.

Budgethouderschap

Het directiecomité treedt op als hoofdbudgethouder. De bevoegdheden vermeldt in de definitie dagelijks bestuur kunnen gedelegeerd worden naar de algemeen directeur/secretaris, die verder kan delegeren naar andere personeelsleden.

De andere gedelegeerde bevoegdheden kunnen binnen de grenzen van het decreet lokaal over het bestuur (niet) verder gedelegeerd worden.

Uitgaven binnen beschikbare kredieten

Artikel 368 stipuleert dat fusiebesturen tot de definitieve vaststelling van het eenjarige meerjarenplan en uiterlijk tot en met 31 maart van de eerste bestuursperiode, door middel van voorlopige kredieten, verbintenissen voor exploitatie, investeringen en financiering mogen aangaan tot maximaal drie twaalfde van de som van de kredieten van het vorige boekjaar.

Na die vaststelling van het eenjarige meerjarenplan wordt een verbintenis aangegaan conform artikel 265.
Een verbintenis en haar financiële gevolgen tijdens de periode van het meerjarenplan moeten passen binnen de ramingen van het meerjarenplan, en de financiële gevolgen voor het lopende boekjaar passen binnen de kredieten voor dat boekjaar in het meerjarenplan.
Als het lokaal bestuur nog niet over uitvoerbare kredieten beschikt voor het lopende boekjaar, is het aangaan of het wijzigen van verbintenissen onderworpen aan de voorafgaande goedkeuring door de raad. Het lokaal bestuur kan dan alleen verbintenissen aangaan of wijzigen die behoren tot de exploitatie en die verband houden met de courante werking en de bestaande dienstverlening.

De autorisatie van kredieten gebeurt op basis van het schema M3 van de meerjarenplanning,

op het niveau van het totaal van de:

• exploitatie-uitgaven
• investeringsuitgaven
• financieringsuitgaven, rubrieken voor de toegestane leningen en betalingsuitstel
• financieringsontvangsten, rubriek voor de leningen en leasings.

De kredietbewaking mag zelf vorm gegeven worden in de financiële (controle)processen die zich situeren binnen onze organisatieontwikkeling. Ook het beschikbaar stellen van provisies voor personeelsleden wordt daarin opgenomen.

Definitie dagelijks bestuur

Definitie dagelijks bestuur slaat op handelingen die betrekking hebben op de regeling van de behoeften van het dagelijks leven, de zaken van gering belang en de zaken die naar snelheid van optreden een dringend karakter vertonen.
Beheersdaden kunnen met/zonder financiële impact, wel of niet administratief van aard zijn, die gesteld worden voor het algemeen onderhoud, in stand houden  van gebouwen, nemen van beschermende maatregelen ter vrijwaring van eigendommen, … .

Daden van beheer

Artikel 56, §3,1° van het decreet over het lokaal bestuur stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor de daden van beheer over de inrichtingen en eigendommen. College van burgemeester en schepenen moet in AG context gelezen worden als Directiecomité.

Daden van beschikking

Artikel 56, §3,8° van het decreet over het lokaal bestuur stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het stellen van daden van beschikking over roerende goederen, met uitzondering van het aangaan van dadingen.

Artikel 41 van het decreet over het lokaal bestuur stelt dat de raad de daden van beschikking over onroerende goederen niet kan toevertrouwen aan het college met uitzondering van:

• Artikel 56, §3,8° van het decreet over het lokaal bestuur stelt dat het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor de daden van beschikking:
1. Over roerende goederen, met uitzondering van het aangaan van de dadingen.
2. Over verhuring, concessie, pacht, jacht- en visrechten van meer dan negen jaar, behalve het vaststellen van de contractvoorwaarden waarvoor de raad bevoegd blijft.
• Artikel 6 van het decreet op de begraafplaatsen en de lijkbezorging stelt dat de gemeenteraad de gemeentelijke grafconcessies verleent. De raad kan de bevoegdheid opdragen aan het college van burgemeester en schepenen.

Samenwerkingsovereenkomsten

Artikel 41, 5° stelt dat het goedkeuren van beheersovereenkomsten en samenwerkingsovereenkomsten zoals vermeld in artikel 234 (gemeente, AGB), niet kan toevertrouwd worden aan het college van burgemeester en schepenen.

Overheidsopdrachten

Artikel 41 van het decreet over het lokaal bestuur stelt dat het vaststellen van de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden van overheidsopdrachten toebehoort aan de raad, tenzij de opdracht past binnen het begrip dagelijks bestuur of nominatief toevertrouwd werd aan het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 56 van het decreet over het lokaal bestuur stelt dat het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten toebehoort het college van burgemeester en schepenen.

In beide gevallen is een verdere delegatie naar algemeen directeur/secretaris, personeelsleden gemeente mogelijk.

Delegatie

In het decreet over het lokaal bestuur worden niet alle bevoegdheden exclusief toegewezen aan de raad. Deze kunnen gedelegeerd worden aan het directiecomité.

Financiering

Sinds 30 juni 2017 is de overheidsopdrachtenwetgeving niet van toepassing voor het aangaan van leningen. Maar in kader van behoorlijk bestuur is een marktbevraging (gelijkheidsbeginsel, vrije markteconomie, mededinging) aan de orde.

De bevoegdheid over het aangaan van leningen wordt niet geregeld in het decreet over het lokaal bestuur. Voor onderwerpen waarvoor de bevoegdheid decretaal niet is vastgelegd geldt dat de raad bevoegd is. De raad kan deze bevoegdheid delegeren aan het college op grond van artikel 41 van het decreet over het lokaal bestuur.
Het daadwerkelijk opnemen van de middelen uit de financieringsovereenkomst is bevoegdheid van de financieel directeur, deze bevoegdheid kadert in zijn taak aangaande het liquiditeitenbeheer.

Beleggingen
De bevoegdheid over het beleggen van kapitalen voor langer dan 1 jaar wordt niet geregeld in het Decreet over het lokaal bestuur. Voor onderwerpen waarvoor de bevoegdheid decretaal niet is vastgelegd geldt dat de raad bevoegd is. De raad kan deze bevoegdheid delegeren aan het college op grond van artikel 41 van het decreet over het lokaal bestuur.

Visum

Artikel 266 van het decreet over het lokaal bestuur stelt dat de financieel directeur de voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom onderworpen zijn aan een voorafgaand visum, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan.

De Vlaamse Regering stelde de categorieën van verrichtingen vast die niet kunnen worden uitgesloten van de visumverplichting. Het gaat om volgende verrichtingen:

• De aanstelling van statutaire personeelsleden;
• De aanstelling van contractuele personeelsleden voor onbepaalde duur;
• De aanstelling van contractuele personeelsleden voor een periode van één jaar of meer, met uitzondering van art. 60 §7 van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;
• De verbintenissen waarvan het bedrag hoger is dan 50 000 euro;
• De verbintenissen die een contractuele looptijd hebben van meer dan één jaar en waarvan het jaarlijks bedrag hoger is dan 25 000 euro;
• De investeringssubsidies waarvan het bedrag hoger is dan 10 000 euro.

Rapportering

Jaarlijks zal er over bovenstaande elementen gerapporteerd worden.

Juridische overwegingen

• Burgerlijk wetboek
• Decreet van 16 januari 2004 betreffende de begraafplaatsen en de lijkbezorging
• De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn
• Wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten
• Koninklijk besluit houdende bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, van 14 januari 2013
• Koninklijk besluit houdende de plaatsing van overheidsopdrachten voor de klassieke sectoren van 18 april 2017
• Wet van 17 juni 2016 betreffende de concessieovereenkomsten
• Koninklijk besluit van 25 juni 2017 houdende de plaatsing en de algemene uitvoeringsregels van de concessieovereenkomsten
• Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017
• Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen en haar wijzigingen, met besluit Vlaamse Regering 14/07/2023.
• Bestuursdecreet van 7 december 2018 en hun latere wijzigingen
• Besluit van de Raad van Bestuur van 13 maart 2017: "Vaststelling begrip dagelijks bestuur. Goedkeuring.".
• Besluit van de Raad van Bestuur van 13 maart 2017: "Vaststelling kader voor visumplicht. Goedkeuring."